Une GED pour Talweg

La société TALWEG, consultant en stratégie de financement public de la R&D et de l’innovation, nous a sollicité cette année pour la mise en place d’une GED (Gestion de Documents).

Origine et besoins de la demande

Lors d’une réflexion sur les évolutions réglementaires de son secteur d’activité, notre client a décidé de passer au stade supérieur avec une mise en place d’une GED afin de sécuriser au maximum ses données et de rendre plus efficace le partage des documents entre son cabinet et ses clients. Il a donc fait appel à notre expertise en outil de développement sur mesure pour la création d’une GED personnalisée à sa structure et à sa demande initiale.

Mise en place

La mise en place de la GED s’est réalisée efficacement et rapidement, grâce notamment à la méthode Agile mise en place chez Edifitek.

Après un premier brief clair et précis, nous avons proposé une maquette des interfaces afin que notre client puisse se projeter dans l’outil plus concrètement. C’était l’occasion également de lui montrer tous les détails qu’il n’avait pas exprimé mais sur lesquels nous restons vigilants pour une satisfaction complète de nos outils :

• gestion des utilisateurs et de leurs rôles,
• intégration facilitée des entreprises et de leurs utilisateurs,
• mise en place d’un gestionnaire de téléchargement complet et efficace,
• historique complet et détaillé de l’utilisation de l’outil.

Après la validation des maquettes, ce sont nos développeurs qui prennent la main ! Ils intègrent les maquettes, et peaufinent les détails suite aux retours de notre client.

À la suite de cette étape vers le “concret”, nous mettons à disposition un espace de recettage pour que le client puisse tester toutes les fonctionnalités et prendre en main la GED. Cet espace est uniquement accessible par nous et notre client.

Vient ensuite la dernière phase de “retouches” pour que l’outil soit optimisé et finalisé ! Une fois que toutes les améliorations ont été apportées et que tout a bien été testé, la GED est mise en production pour que l’entreprise TALWEG puisse l’exploiter, quelques semaines seulement après la commande initiale.

Avantages et améliorations

Qu’a donc apporté cette mise en place d’une GED pour TALWEG ?

Cela a évidemment répondu à ses premières attentes, c’est-à-dire :

• une GED entièrement personnalisée à ses besoins : TALWEG est unique dans sa structure, il était donc évident que sa GED devait être à l’image de son organisation et de ses spécificités,
• un espace client permettant, en fonction du niveau d’autorisations, un accès à tout ou partie des documents,
• sécuriser les données avec un stockage de tous les documents en France et donc répondant de manière rigoureuse à la RGPD,
• une gestion efficace : tout est centralisé dans un seul outil, la GED 🙂

Mais Edifitek a poussé un peu plus loin l’outil pour :

• gagner du temps, grâce une interface de l’outil simple et ergonomique,
• un gestionnaire de téléchargement aux petits oignons : possibilité de recadrage, d’effet miroir, historique de téléchargement et de modifications.

Edifitek est fier d’avoir accompagné TALWEG dans sa création et mise en place de sa GED. C’est un projet qui a été efficace et riche, avec une collaboration fluide et pertinente.

La GED reste à notre sens, un outil quasi indispensable pour les entreprises cherchant à améliorer ses processus, rendre plus efficace sa gestion, et fluidifier ses échanges internes et externes. La GED est un outil sur mesure, qui rentre parfaitement dans notre expertise métier sur l’automatisation.