C’est quoi une GED ?
La GED, ou Gestion Électronique de Documents, désigne l’ensemble des pratiques, des méthodes et des outils permettant de gérer et d’organiser de manière électronique les documents au sein d’une entreprise. Elle englobe la création, la capture, le stockage, la recherche, la récupération, la sécurité et la diffusion des documents. C’est déjà beaucoup pour un simple outil ! 😉
Autant vous dire que c’est une pierre angulaire pour de nombreuses entreprises, notamment celles qui cherchent à maximiser leur efficacité opérationnelle ! Cela vous parle ? Alors, voyons en détails ce que peut vous apporter une GED…
Fondements de la GED
Un classement efficace
La première étape d’une GED optimisée réside dans un classement efficace des documents. Cela implique la création d’une structure logique, des dossiers et sous-dossiers pertinents pour une navigation fluide. Un bon classement facilite la recherche rapide et la récupération des documents.
Cette organisation est intrinsèquement liée à chaque entreprise, la structure d’une GED est donc personnalisée (comme un logiciel sur-mesure) selon la société, tout en gardant les mêmes avantages.
Métadonnées et balisages
L’intégration de métadonnées et de balisages est cruciale pour une GED performante. Ces informations additionnelles permettent une identification rapide des documents, améliorant ainsi la précision des résultats de recherche et facilitant la gestion des versions. Évidemment, elles ne sont pas essentielles à chaque société mais restent une option qui facilitent la recherche et l’organisation dans vos documents.
Accessibilité et partage
Deux atouts indispensables à une GED !
La GED favorise ainsi la collaboration en permettant un accès simultané aux documents. Les fonctionnalités de partage facilitent la collaboration interne et externe (entre collègues mais aussi avec vos divers prestataires extérieurs et vos clients) accélérant les processus de travail et favorisant une communication transparente.
Avantages d’une GED
Gagner du temps
La recherche rapide et précise de documents est l’un des avantages clés de la GED. Elle peut être liée à la structure même de la GED et/ou aux balisages mis en place, mais surtout, elle automatise les processus ! La GED réduit ainsi le temps consacré à des tâches manuelles, améliorant l’efficacité globale des opérations.
Réduire vos coûts
En réduisant la dépendance au papier (puisque électronique) la GED permet des économies substantielles. Mais aussi, avec tous les points vus précédemment, elle optimise l’utilisation des ressources humaines en automatisant des tâches administratives, libérant ainsi le personnel pour des activités à plus forte valeur ajoutée.
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Sécuriser vos données
La GED renforce la sécurité des données par des sauvegardes régulières, la conformité légale (soyez bien accompagné par notre équipe sur la RGPD et le stockage légale de vos documents) et un archivage efficace. Elle garantit également une traçabilité complète, essentielle pour répondre aux exigences de conformité et pour assurer la confidentialité des informations sensibles.
Enfin, un historique complet est accessible pour chaque GED afin de retrouver toute les actions réalisées par les utilisateurs.
Adaptabilité d’une GED
Évolutivité de l’outil
Une GED bien conçue est évolutive, capable de s’adapter à la croissance de l’entreprise et à ses changements ! Elle accompagne l’expansion des besoins de stockage et de gestion des documents sans compromettre les performances. Edifitek accompagne ses clients pour faire évoluer cet outil, en rajoutant des fonctionnalités, modifiant la structure, bref en étant à l’écoute de vos besoins initiaux et à venir !
Une GED personnalisée pour chaque entreprise
Et oui chaque GED est unique ! Une GED efficace doit permettre une personnalisation selon les besoins spécifiques de votre organisation. La structure même d’une GED reflète la structure de l’entreprise qui l’utilise. Cela inclut aussi la possibilité d’ajuster les flux de travail, l’ajout d’options et d’adapter l’interface utilisateur, par exemple.
La GED n’est pas simplement un outil de gestion, mais un élément de transformation pour les entreprises modernes. En adoptant une approche structurée de la gestion électronique de vos documents, vous réalisez des gains significatifs en termes de temps, de coûts et de sécurité des données.
L’adaptabilité de la GED en fait un investissement durable, évoluant avec les besoins changeants de votre structure. En somme, la GED n’est pas seulement une solution, c’est une stratégie clé pour prospérer dans un monde de plus en plus numérique.
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