L’automatisation des processus métier (ou BPM pour “Business Process Management”) est l’utilisation de logiciels pour automatiser les tâches et les processus métier. Elle permet aux entreprises d’être plus efficace, de réduire leurs coûts et d’améliorer la satisfaction de leurs clients.
L’automatisation des processus métier est une tendance croissante dans le monde des affaires. Selon Gartner, les dépenses mondiales en BPM devraient atteindre 12,3 milliards de dollars en 2023.
Pourquoi automatiser mes processus métiers ? Quels en sont les avantages ?
L’automatisation des processus métier offre de nombreux avantages aux entreprises. Elle permet notamment :
Améliorer l’efficacité du processus
Les systèmes automatisés peuvent exécuter des tâches de manière plus rapide et plus précise que les humains. Cela permet aux entreprises de gagner du temps et de l’argent. Chaque action qui ne nécessite pas de réflexion humaine peut être traitée en un instant par un logiciel d’automatisation et le nombre d’action simultanée est illimitée !
Réduire les coûts
Automatiser vos processus réduit incontestablement les coûts de main-d’oeuvre, de matériel ou de ressources. Vous pouvez également espérer déplacer vos coûts vers des actions à forte valeur ajoutée plutôt que dépenser inutilement votre argent dans des tâches répétitives ou inutilement complexes pour un collaborateur.
Améliorer la précision
Les automatisations de processus sont forcément moins susceptibles de produire des erreurs qu’un humain. Si nous configurons correctement l’automatisation en prévoyant l’ensemble des cas d’usage, alors vous réduirez énormément vos risques et améliorerez la qualité de vos produits et de vos services.
De plus, votre système automatisé ne prendra jamais de vacances ou ne tombera jamais malade. Vous pouvez donc compter sur lui 7 jours sur 7, 24h/24 pour réaliser la tâche que vous lui confiez.
Améliorer la satisfaction client
Que vous soyez en rendez-vous, en déplacement ou en congés, l’automatisation fonctionne toujours parfaitement et permet à votre entreprise de continuer à délivrer du service client. C’est plus rapide et plus efficace dès lors que c’est automatisable. Par exemple, la confirmation de la prise en compte d’une commande est intégralement automatisable et permet à votre client d’avoir la confirmation que tout a été correctement enregistré, quel que soit le moment de la journée où il fait appel à vous.
Améliorer la sécurité
L’automatisation des processus évite également les erreurs humaines. Mais pas seulement ! L’avantage des systèmes automatisés réside aussi dans le fait que vous êtes assurés que les actions sont toujours réalisées de la même manière. Vos données sont donc correctement organisées et vous n’avez donc plus de risque de perte d’information.
Quelques exemples d’automatisation par Edifitek
Automatiser son CRM
Edifitek peut vous accompagner dans l’automatisation de votre gestion des clients :
- Création automatique des fiches clients suite au remplissage d’un formulaire de contact sur votre site
- Prise de rendez-vous automatique et synchronisation avec votre agenda
- Réponses automatiques aux emails
- Gestion de tickets de SAV
Gestion des commandes
Nous pouvons également vous accompagner dans l’automatisation de toutes les tâches relatives au traitements de vos commandes :
- Saisie des commandes
- Confirmation des commandes auprès de vos clients
- Gestion des stocks
- Expédition des commandes
Finance et comptabilité
Un certain nombre de tâches financières et comptables peuvent également être rendues automatiques grâce à notre accompagnement :
- Saisie comptable
- Exports comptables
- Renommage des justificatifs
- Stockage des pièces
Même les ressources humaines ont droit à leurs automatisations
Même lorsque vous gérez de l’humain, certaines tâches sont répétitives et inutilement complexes. Qu’ils s’agissent du tri des CVs, du calcul des congés payés ou de l’organisation des rendez-vous à la médecine du travail, nous avons des solutions pour vous faire gagner du temps et vous permettre de travailler sur des sujets bien plus valorisants.
Quelles questions se poser avant d’automatiser ses processus ?
Quel processus automatiser en premier ?
Vous ne pourrez pas tout automatiser. En tout cas, pas tout en même temps.
Il est donc nécessaire de se poser la question du processus qu’il faut automatiser en priorité. Voici quelques pistes pour vous permettre de l’identifier :
- Quel processus me consomme le plus de temps sans qu’il n’ait de valeur ajoutée ?
- Quel processus n’est pas dépendant d’autres processus ?
- Quel processus est clairement défini dans mon organisation ?
Quel moyens ou ressources suis-je disposé à mettre en œuvre pour automatiser un processus ?
La mise en œuvre de l’automatisation peut être un processus complexe. Il est important de disposer d’un partenaire expérimenté pour mener à bien ce projet. C’est là qu’Edifitek intervient pour vous accompagner dans la mise en place de ces automatisations.
Comment vais-je maintenir et améliorer mes processus ?
Un système automatisé n’a pas vocation à rester figé. Il doit évoluer aussi rapidement que votre business en s’adaptant aux nouvelles problématiques ou aux nouvelles orientations stratégiques.
Là aussi, Edifitek se charge de vérifier que votre automatisation fonctionne quotidiennement et s’occupe de la faire évoluer selon vos demandes.
L’automatisation, c’est l’avenir !
L’automatisation des processus métier est une technologie qui a le potentiel de révolutionner les entreprises. En améliorant l’efficacité, en réduisant les coûts et en améliorant la satisfaction des clients, l’automatisation des processus métier peut aider les entreprises à rester compétitives dans un monde en constante évolution.